Студент КПТК

Построение графиков, диаграмм

Grande — Tue, 10 Nov 2015 08:58:06 GMT

Диаграммы

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.

Диаграммы – это графическое представление данных. Диаграмму можно вставить в лист или расположить на отельном листе.

Тип диаграммы

Excel предоставляет для выбора 14 различных стандартных типов диаграмм. Для каждого типа предусмотрено до семи разновидностей.

Кроме того, в Excel предусмотрено несколько шаблонов нестандартных диаграмм. Тип нестандартной диаграммы можно выбрать на вкладке Custom Type (Нестандартные) в окне Chart Type (тип диаграммы). Выбор типа диаграммы на этой вкладке автоматически приводит к появлению диаграммы в поле Sample (Образец).

По умолчанию Excel устанавливает диаграммы в виде столбцов — Column (Гистограммы). Гистограммы удобно использовать для представления элементов, которые сравниваются в пределах одного временного периода, или для иллюстрации изменений, происходящих с разными элементами в пределах нескольких периодов. Их можно также использовать для сравнения годовых показателей реализации продукции за последние несколько лет. Таким же образом можно представить расходы, а затем сравнить между собой реализацию и расходы на протяжении определенного периода времени. Существует очень быстрый способ построения одного из типов диаграмм - гистограммы на отдельном листе. Необходимо только выделить нужный диапазон и нажать клавишу F11.

Bar (Линейчатые) диаграммы — это те же гистограммы, но с иной ориентацией осей. В отличие от гистограмм здесь ось х (или ось категорий) расположена вертикально, а ось у (или ось значений) — горизонтально. Линейчатые диаграммы применяются в тех же случаях, что и гистограммы. Горизонтальное расположение оси зависимых переменных делает их особенно удобными для сравнительного представления разных величин в пределах одного временного периода. Скажем, реализацию товара за месяц различными продавцами лучше всего продемонстрирует линейчатая диаграмма.

Line (Графики) используются для того, чтобы показать развитие процесса во времени или по категориям. Причем, по оси категорий всегда откладываются равные интервалы, поэтому графики используются для отображения изменений, происходящих через регулярные отрезки времени (например, дни, недели или месяцы).

Pie (Круговые) диаграммы демонстрируют соотношение между целым и его частями. На них лучше всего видно, какую часть целого составляет тот или иной его компонент (например, весь бюджет и отдельные его статьи, весь инвестиционный портфель и входящие в него инвестиции). Принцип построения круговой диаграммы следующий: сначала суммируются все данные из выделенного диапазона, а затем определяется, какую часть этого целого составляет содержимое каждой ячейки. Некоторые типы круговых диаграмм позволяют выделить одну или несколько частей целого.

Doughnut (Кольцевые) диаграммы - это одна из разновидностей круговых диаграмм. Они также демонстрируют соотношение частей в целом. Но у них есть одно существенное отличие: на кольцевых диаграммах, в отличие от круговых, можно представлять разные данные.

Radar (Лепестковые) диаграммы едва ли могут быть удобны в использовании, за исключением каких-то очень специальных случаев. Они демонстрируют соотношения между разными последовательностями данных, а также между каждой последовательностью и всеми последовательностями одновременно. В результате все оказывается свалено в одну кучу, и получить четкое представление о сути представляемого предмета обычно весьма проблематично. Лепестковые диаграммы иногда используют в задачах административного управления сложными проектами.

XY Scatter (Точечные) диаграммы широко используются в статистике. Их достоинство в том, что они могут иллюстрировать степень связности элементов данных (представленных точками), а также степень близости элементов данных со средним значением. На точечных диаграммах отображают изменения данных, происходящие за некоторый промежуток времени. Это роднит их с графиками. В чем же специфика использования точечных диаграмм? В графиках по оси категорий всегда откладываются равные интервалы, тогда как на точечных диаграммах можно представлять данные, для которых интервалы времени имеют разную величину. Так, например, если требуется проанализировать ежедневную реализацию моющих средств, то, учитывая, что в некоторые дни определенные их виды вообще не продавались, лучше использовать точечную диаграмму. Такое представление данных наглядно продемонстрирует их изменения через нерегулярные интервалы. Аналогичное представление на графике дало бы неадекватную картину.

Объемные диаграммы выглядят несколько сложнее, но используются они практически в тех же случаях, что и плоские. В семействе объемных диаграмм обособленно стоят Surface (Поверхностные) диаграммы. Их используют для демонстрации взаимосвязи нескольких переменных или для наглядного представления больших объемов данных, которые иначе трудно интерпретировать. Такая диаграмма выглядит как рельефная географическая карта, показывая «возвышенности» и «впадины» для большой совокупности данных.

Термины, используемые при построении диаграмм:

Ряды данных – это графические элементы диаграмм: полосы, сектора, линии и т.п. Обычно ряды данных располагаются в строках на рабочем листе.

Ряд данных - Группа связанных точек данных диаграммы, построенных на основе значений одной строки или одного столбца таблицы и отображенных в диаграмме одним цветом.

Точка данных - Точка данных представляет в диаграмме отдельное значение рабочего листа.

Категории – отображают количество элементов в ряду. (Например, 2 ряда для сравнения объемов продаж в 2-х разных магазинах и 4-х категориях по кварталам.) Обычно категории располагаются в столбцах на рабочем листе, а названия категорий - в заголовках столбцов.

Категория - Несколько точек данных, являющихся элементами различных рядов и представляющих данные одного столбца (строки) рабочего листа, в линейчатой диаграмме или гистограмме образуют категорию.

Область диаграммы - Область диаграммы включает в себя все элементы диаграммы: ряды, шкалу, названия осей данных, название диаграммы, легенду и имена категорий.

Ось – одна из сторон диаграммы. По оси X отображаются все категории и ряды данных в диаграмме. Если в диаграмме есть несколько категорий, то на оси X обычно отображаются подписи к категориям.

На оси Y отображаются все значения полос, линий или точек графика. В объемных диаграммах ось Z направлена вертикально.

Легенда - описание отдельных элементов диаграммы.

Сетка - продолжение деления осей, улучшает восприятие и анализ данных.

Рекомендации по выбору источника данных и параметров диаграммы мастер дает в зависимости от выбранного типа. Поэтому определение типа диаграммы предлагается пользователю на первом же шаге. В окне Chart Type (тип диаграммы) первого шага мастера диаграмм представлены четырнадцать типов стандартных диаграмм, каждый из которых имеет еще несколько видов. Тип диаграммы выбирается в поле Chart sub-type (Тип) на вкладке Standart Types (Стандартные). Выбрав тип и вид диаграммы можно просмотреть диаграмму, нажав и удерживая кнопку Press and hold to view sample (Просмотр результата).

Создание диаграмм

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице. Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе. После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры. Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить.

1 --- Данные листа

2 --- Диаграмма, созданная по данным листа

Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в формате диаграммы. Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel. После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы.

Представление данных на диаграмме

Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Оси диаграммы.

Заголовки столбцов и строк образуют координатную сетку на рабочем листе, позволяющую определить адрес каждой ячейки. На диаграмме аналогичную роль играют оси х и у. Оси присутствуют на всех диаграммах, кроме круговых.

Ось х — это ось категорий. Она также называется осью независимых переменных. На этой оси отмечаются категории значений. Например, Вы хотите показать диаграмму удельной реализации товаров в различных магазинах. В этом случае удельная реализация будет зависимой переменной, а магазин — независимой переменной. Т.е. по оси категорий будут показаны названия магазинов. Если же Вы захотите продемонстрировать показатель удельной реализации в зависимости от месяца, то в качестве категорий значений выступят названия месяцев.

Ось у называют осью значений. На этой оси откладываются числовые значения, которые меняются от категории к категории, т.е. зависят от категории значений. Поэтому ось у (или ось значений) также называют осью, представляющей зависимые переменные. В рассмотренном выше примере зависимой переменной является удельная реализация товаров, поэтому этот показатель будет отложен по оси значений.

В объемных диаграммах присутствует еще одна ось - ось рядов, на которой отмечаются ряды данных. На плоской диаграмме ряды данных обычно различаются цветом. Например, если кроме удельной реализации Вы захотите показать среднюю стоимость товаров, в диаграмме появится еще один ряд значений. На плоской диаграмме он будет располагаться рядом с первым рядом и отличаться от него цветом. В объемной же диаграмме эти показатели будут отмечены на оси рядов.

1 --- Маркер данных

2 --- Основная линия

3 --- Имена категорий

4 --- Имена рядов диаграммы данных

Маркер данных. Каждый маркер соответствует одному значению данных листа. Маркеры данных одного цвета представляют один ряд данных. В приведенном примере самый правый маркер данных соответствует действительному значению за второй квартал, равному 99.

Основные линии. Microsoft Excel создает значения на оси из данных рабочего листа. Обратите внимание на то, что в приведенном примере значения на оси изменяются от 0 до 120, что соответствует значениям ячеек диапазона на листе. Основные линии обозначают основные интервалы на оси. На диаграмме можно отобразить и промежуточные линии, обозначающие интервалы внутри основных интервалов.

Имена категорий. Excel использует заголовки столбцов или строк данных в качестве имен рядов данных. В приведенном примере в качестве имен рядов первого и второго квартала листа выступают имена оси категорий.

Имена рядов данных диаграммы. Excel использует заголовки столбцов или строк данных в качестве имен рядов данных. Имена рядов отображаются в легенде диаграммы. В приведенном примере в качестве имен рядов выступают заголовки столбцов планируемых и действительных значений.

Советы. При удержании указателя на элементе диаграммы появляется подсказка с названием данного элемента. Например, при наведении указателя на легенду появляется подсказка, содержащая слово «Легенда».

Внедренные диаграммы и листы диаграмм

Внедренные диаграммы. Внедренная диаграмма рассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, на котором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными листа.

Листы диаграмм. Лист диаграммы — это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется просмотреть или изменить большие или сложные диаграммы отдельно от данных, или когда требуется сохранить пространство экрана для работы с листом.

Комбинированные диаграммы

Комбинированные диаграммы. Комбинированная диаграмма использует два или более типа диаграмм, чтобы подчеркнуть использование различных типов информации. Приведенная диаграмма показывает один ряд данных («План») на гистограмме, а другой («Факт») — в виде графика. Чтобы получить такой тип эффекта перекрытия, выберите нестандартный тип диаграмм на шаге 1 мастера диаграмм при создании диаграммы. Этот пример использует тип диаграммы «График|Гистограмма». Чтобы превратить существующую диаграмму в комбинированную, выберите ряд данных и измените тип диаграммы для этого ряда.

Вспомогательная ось. Если значения различных рядов данных на диаграмме значительно отличаются друг от друга или если на диаграмме представлены данные различных типов, целесообразно вывести один или несколько рядов данных на вспомогательной оси значений (Y). Масштаб вспомогательной оси выбирается с учетом значений соответствующего ряда. В приведенном примере диаграммы по левой оси Y откладывается число продаж жилья, а по правой — средняя цена.

Использование дат в диаграммах

Когда диаграмма создается по данным из листа и даты задают ось категорий (x) диаграммы, Microsoft Excel автоматически использует ось времени.

Отображение дат. На оси времени даты представлены в хронологическом порядке с определенными интервалами или единицами измерения, даже если даты на листе не упорядочены или имеют другую единицу измерения.

Microsoft Excel первоначально устанавливает единицу измерения (дни, месяцы или годы) в соответствии с наименьшим расстоянием между двумя датами в данных. Например, если есть данные по ценам акций на бирже с минимальной разницей между датами равной семи дням, Microsoft Excel установит единицу измерения день.

Можно изменить единицу измерения на месяцы для оценки поведения биржи за более краткий или длительный период времени, как на первой диаграмме в примере. Для изменения единицы измерения выберите ось, выберите команду Выделенная ось в меню Формат, а затем нужный вариант на вкладке Шкала.

Диаграммы с осью времени и время. Диаграмма с осью времени не может быть создана по данным, измеряющим промежутки в часах, минутах и секундах. Только дни, месяцы и годы рассматриваются как единицы измерения в диаграммах с осью времени.

Типы диаграмм, которые могут использовать ось времени. Ось времени доступна для биржевых диаграмм, графиков, трехмерных графиков, гистограмм, линейчатых диаграмм и заполненных диаграмм за исключением тех случаев, когда диаграммы имеют многоуровневые названия категорий. Оси времени также недоступны в отчетах сводных диаграмм.

Примечание. Если даты отображаются в легенде диаграммы, выбор оси времени не допускается. При необходимости можно изменить способ представления данных на диаграмме таким образом, чтобы даты вместо этого выводились на оси категорий.

Изменение используемого по умолчанию типа диаграммы

Чтобы активизировать меню Диаграмма, выберите диаграмму.

В меню Диаграмма выберите команду Тип диаграммы.

Выполните одно из следующих действий.

Выберите стандартный тип диаграммы

Откройте вкладку Стандартные и выберите встроенный тип диаграммы для использования по умолчанию.

Выберите команду Сделать стандартной и нажмите кнопку Да.

Нажмите кнопку OK.

Выберите нестандартный тип диаграммы или текущую диаграмму

Откройте вкладку Нестандартные и выберите требуемый нестандартный тип диаграммы. Либо, если по умолчанию требуется использовать текущий тип диаграммы, ничего не выбирайте.

Выберите команду Сделать стандартной и нажмите кнопку Да.

Если на экране появилось диалоговое окно Добавление нового типа диаграмм, введите имя в поле Имя, описание в поле Описание, а затем нажмите кнопку OK.

Нажмите кнопку OK.

После того, как диаграмма построена, можно изменить ее внешний вид. Для этого можно использовать либо панель инструментов «Диаграммы», либо отмечать щелчком мыши различные элементы диаграммы и затем, нажав правую кнопку мыши, выбирать необходимую команду из контекстного меню данного элемента.

Как известно, самый быстрый и самый простой механизм работы с любым объектом - панель инструментов. Существует своя панель инструментов и для работы с диаграммами. Активизируйте панель инструментов Chart (Диаграммы) с помощью команды Toolbars (Панели инструментов) меню View (Вид). Появившаяся панель ускорит работу по построению и преобразованию диаграмм.

Для более тщательной работы с диаграммой предназначено меню Chart (Диаграмма), которое содержит команды, активизирующие окна мастера диаграмм. Выбрав соответствующую команду, Вы можете поправить инструкции, выданные мастеру при построении диаграммы. Следует, однако, помнить, что меню Chart (Диаграмма) появляется только в том случае, если диаграмма выделена (для этого достаточно кликнуть на ней рабочей клавишей мыши).

Вы можете установить некоторые параметры диаграммы в диалоговом окне Options (Параметры). Для этого служит вкладка Chart (Диаграмма). Здесь можно выбрать режим отображения пустых значений (не отображать или отображать как нулевые значения), включить или выключить всплывающие подсказки для названий и значений. Большинство установок доступно только при активной диаграмме.

Выбор объектов для форматирования.

Диаграммы основываются на последовательностях данных и строятся по точкам. Каждая точка соответствует значению, помещенному в ячейку электронной таблицы. Все элементы диаграммы — это объекты, которые могут быть окрашены, помечены или передвинуты. Оси, маркеры данных, координатные метки, деления, заголовки, легенды — все это объекты. Их размеры, цвет, масштаб, шрифты — все можно менять по усмотрению пользователя. Маркеры данных (столбцы, линии, сектора на круговых

диаграммах) могут форматироваться как отдельно, так и все сразу. Идея во всех случаях одна: необходимо сначала выделить соответствующий объект.

Чтобы выделить любой элемент диаграммы, следует щелкнуть на нем рабочей клавиши мыши. В результате на экране появятся маркеры этого объекта, имеющие вид небольших черных квадратиков. Теперь Вы можете передвинуть объект или поменять его размер. Для форматирования поместите указатель мыши на один из таких квадратиков и либо дважды щелкните на нем, либо щелкните правой кнопкой мыши для активизации контекстного меню (более удобно использовать второй вариант). Из появившегося меню выберите команду Format (Формат). Следите за тем, чтобы указатель мыши располагался точно на маркере выбираемого элемента, если Вы не попадете указателем на интересующий Вас объект, то выделится соседний: область диаграммы, координатная сетка, стенка или ось. Чтобы более точно выделить требуемый объект, достаточно выбрать его из раскрывающегося списка Chart Objects (Элемент диаграммы) панели инструментов Chart (Диаграммы). Но в этом случае сама диаграмма должна быть выделена (для этого достаточно щелкнуть на ней мышкой).

Форматирование элементов диаграммы.

После того, как объект выбран, можно приступать к его форматированию. Форматирование диаграммы позволяет сделать ее более наглядной и эффективной. Рассмотрим несколько примеров форматирования.

Форматирование осей

Диалоговое окно Format Axis (Формат оси) состоит из четырех вкладок:

Pattern (Вид) позволяет выбрать цвет, тип и толщину оси или скрыть ее. Здесь же Вы можете определить размещение основных и вспомогательных делений на оси, а также меток делений.

Scale (Шкала) используется для выбора максимального и минимального значений на оси, основного и промежуточного шага между делениями, точки пересечения с другой осью. Вы можете определить ось как логарифмическую шкалу, и тогда все значения на оси будут пересчитаны как степени 10. Здесь же можно изменить направление расположения значений на оси.

Font (Шрифт) служит для выбора шрифта меток делений.

Number (Число) определяет тип меток делений и устанавливает их связь с источником.

Alignment (Выравнивание) задает угол наклона делений и меток делений на оси.

Предположим, что в одной из ячеек включенного в диаграмму диапазона записано нулевое значение. В этом нет ничего страшного, однако, на диаграмме в соответствующем месте появится пробел. Но пробел на диаграмме может означать и то, что элемент отсутствует вообще. Исправить положение можно очень просто: достаточно изменить расположение оси Х (оси категорий). Для этого двойным щелчком на оси Y активизируйте диалоговое окно Format Axis (Формат оси). По умолчанию Excel автоматически устанавливает пересечение осей в точке (0,0). Введите ненулевое значение в поле Category axis Crosses at: (ось категорий пересекается в точке:), ось Х сместится по оси Y на заданное Вами значение, придав нулевым значениям определенный вес. При этом стоит обратить

внимание на минимальное значение оси. Если минимальное значение окажется выше, чем точка пересечения, ось X переместится в точку, соответствующую минимуму.

Изменение ориентации объемной диаграммы

Если Вы строите объемную диаграмму, ряды данных будут представлены в виде столбиков. Несколько рядов - несколько столбиков, расположенных по оси рядов. При неудачной ориентации диаграммы столбики переднего плана могут заслонять столбики заднего плана. Эту ситуацию легко поправить, изменив угол поворота диаграммы.

Для этого поместите указатель мыши на любой угол основания или стенок области построения диаграммы и щелкните левой кнопкой мыши. В каждом из углов появится квадратик маркера. При попадании на такой маркер указатель принимает вид черного крестика. В этот момент нажмите левую кнопку мыши, а затем выполните протаскивание. Диаграмма приобретет вид проволочного каркаса, который можно развернуть в любом направлении. Отпустите кнопку мыши, и изображение изменится. Поворачивая диаграмму на разные углы, можно добититься максимально удобного представления данных.

Есть и другой путь для осуществления поворота объёмной диаграммы. Для этого выделите область построения диаграммы, затем щелкните правой кнопкой мыши. Из появившегося контекстного меню выберите пункт 3-D View (Объемный вид). Появится диалоговое окно 3-D View (Формат трехмерной проекции). Здесь Вы можете задать глубину диаграммы и угол поворота вокруг вертикальной оси; изменить угол, под которым показана диаграмма и возвышение, из которого она видна.

Выделение элемента круговой диаграммы

Как уже не раз отмечалось, круговые диаграммы демонстрируют соотношение между частями целого. Но если одно из значений очень мало, соответствующий элемент можно просто не заметить. Для устранения подобного недостатка следует выдвинуть этот элемент из круговой диаграммы так, как Вы достаете кусочек их разрезанного торта:

Щелкните на круговой диаграмме, чтобы сделать видимыми маркеры последовательности данных.

Щелкните на маркере того элемента диаграммы, который Вы хотите выдвинуть.

С помощью мыши вытащите элемент настолько, насколько посчитаете нужным.

Добавление подписей значений данных

Некоторые диаграммы сами напрашиваются на то, чтобы приведенные на них значения были снабжены подписями. Для добавления подписей активизируйте диалоговое окно Format Data Series (Формат ряда данных), дважды щелкнув на соответствующем столбике. Затем щелкните на ярлычке Data label (Подписи), выберите подпись и щелкните на кнопке ОК.

Добавление данных в диаграмму.

Включение в диаграмму дополнительных данных может быть реализовано несколькими способами:

При изменении значений внутри диапазона источника данных автоматически будет меняться сама диаграмма, пользователю не надо заботиться о соответствии диаграммы и ее источника.

Если Вы активизируете диаграмму, кликнув на ней, источник данных будет выделен цветной рамочкой. Передвигая ее границы, Вы тем самым расширите или сузите диапазон данных диаграммы.

Можно просто перетащить новые данные на диаграмму. После того, как Вы отпустите кнопку мыши, соответствующие данные появятся на диаграмме. Если программа не может однозначно определить, как разместить данные, она выведет диалоговое окно Special Paste (Специальная вставка). Убедившись, что программа все сделала правильно, щелкните на кнопке ОК.

Формула – это арифметические и логические выражения, выполняемые программой Excel. Формула всегда начинается со знака равенства и отображается в строке формул, а в самой ячейки отображается только результат вычислений.

Формулы могут содержать константы – числа или текст (в двойных кавычках), ссылки на ячейки, знаки арифметических, логических и других операций, встроенные функции, скобки и др.

При вычислении выражений в Excel операторы выполняются в следующем порядке:

Выражения в скобках
Отрицание (например -2)
Вычисление процента (знак %)
Возведение в степень (знак ^, например 3^2=9)
Умножение (знак*) или деление (знак /) (например 10*2/5=4)
Сложение (знак +) или вычитание (знак -)

Выражение «Данные ячейки В5 умножить на данные ячейки С5» в программе Excеl будет иметь вид =В5*С5.

Ввод формулы с клавиатуры:

Сделать активной ячейку, в которую необходимо ввести формулу;
В строке формул поставить знак «=» и ввести формулу.
После ввода данных нажать на клавиатуре «Enter» или щелкнуть левой кнопкой мыши кнопку Ввод в строке формул.

Ввод формулы при помощи мыши:

Сделать активной ячейку, в которую необходимо ввести формулу;
В строке формул поставить знак «=»;
Щелкнуть по той ячейке, на которую необходимо сослаться в формуле;
Поставить знак операции с клавиатуры;
Повторить шаг 3 и 4 для ввода остальной части формулы
Завершить ввод нажатием на клавиатуре «Enter» или нажать кнопку ввод в строке формул.

Функция – представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов. Функции, в которых в качестве аргумента используется другая функция, называются вложенными.

Аргументами могут быть:

Числа;
Ссылки на ячейки и диапазон ячеек;
Имена;
Текст;
Другие функции;
Логические значения и др.

Excel содержит более 400 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий:

Математические и тригонометрические;
Статистические;
Финансовые;
Логические;
Инженерные;
Информационные;
Функции даты и времени;
Функции управления базами данных и списками и др.

Общие сведения об электронной таблице MS Excel

Grande — Tue, 10 Nov 2015 08:53:47 GMT

Электронные таблицы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов.

Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.

В электронные таблицы заносят исходные данные и формулы для расчета результирующих величин. Любое изменение исходных данных вызывает автоматическое изменение результатов.

ЭТ представляет собой прямоугольную таблицу, которая состоит из строк и столбцов.

Столбцы обозначаются обычно латинскими буквами А, В, С…, а строки обозначаются цифрами 1, 2, 3...

Максимальное количество строк и столбцов в ЭТ зависит от ее конкретной реализации, в Excel максимальный размер таблицы составляет 256 столбцов и 65536 строк.

На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, определяемый именем столбца и номером строки. Формат адреса ячейки имеет следующий вид:

"столбец" "строка" = С15.

Ячейка, на которой в данный момент установлен курсор, называется текущей или активной.

Microsoft Excel позволяет работать с таблицами в двух режимах:

Обычный - наиболее удобный для выполнения большинства операций.

Разметка страниц - удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой. Границы между страницами в этом режиме отображаются синими пунктирными линиями. Границы таблицы – отмечены сплошной синей линией, перетягивая которую, можно изменять размеры таблицы.

Для перехода между режимами Обычный и Разметка страниц используются соответствующие пункты меню Вид.

Под панелями инструментов Microsoft Excel обычно находится строка формул, а в нижней части окна - строка состояния.

Внешний вид окна Microsoft Excel

Файл Microsoft Excel называется книгой.

Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2, …обычно по умолчанию их три) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги.

Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.

Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.

Заполнение ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке редактирования. Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором.

Чтобы отредактировать содержимое ячейки достаточно сделать на ней двойной щелчок.

Создание рабочей книги

Для создания новой рабочей книги следует в меню Файл выбрать команду Создать. В открывшемся диалоговом окне шаблон, на основе которого будет создана рабочая книга; после чего щелкнуть кнопку OK. Обычные рабочие книги создаются на основе шаблона Книга. Для создания рабочей книги на основе шаблона Книга можно щелкнуть кнопку.

Открытие рабочей книги

Для открытия существующей рабочей книги необходимо в меню Файл выбрать команду Открыть или щелкнуть кнопку, после чего откроется диалоговое окно Открытие документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, на котором находится нужная рабочая книга. В списке, расположенном ниже, выбрать папку с книгой и затем саму книгу.

По умолчанию в списке выводятся только файлы с книгами Microsoft Excel, которые имеют расширение xls. Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать соответствующий тип в поле списка Тип файлов.

Сохранение рабочей книги

Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранить меню Файл. При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранение документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, а в списке, расположенном ниже - папку, в которой необходимо сохранить книгу (по умолчанию обычно это папка "Мои документы" на диске С). В поле списка Тип файла - формат, в котором будет сохранена книга. В поле Имя файла ввести имя книги и щелкнуть кнопку Сохранить.

Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Excel относятся: сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень. =A7*С4+B2

Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:

возведение в степень и выражения в скобках;

умножение и деление;

сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.

Внесение изменений в формулу

Для внесения изменений в формулу щелкните мышью на строке формул или клавишу F2. Затем внесите изменения и нажмите кнопку Ввода в строке формул или клавишу Enter. Если вы хотите внести изменения в формулу непосредственно в ячейке, где она записана, то дважды щелкните мышью на ячейке с этой формулой. Для отмены изменений нажмите кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc.

Использование ссылок

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

Перемещение и копирование формул

После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек. При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, при этом абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются.

При копировании формул можно управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$” (например, $A$1), то это будет абсолютная ссылка, которая при копировании формулы не изменится. Изменятся только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “$”, т.е. относительные ссылки. Для быстрой установки символов “$” в ссылке ее необходимо выделить в формуле и нажать клавишу F4.

Для перемещения формулы подведите указатель мыши к тому месту границы ячейки, где изображение указателя мыши изменяется с белого крестика на белую стрелку. Затем нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перемещайте ячейку в нужное место таблицы. Завершив перемещение, отпустите кнопку мыши. Если в записи формулы есть адреса ячеек, они при перемещении формулы не изменяются.

Для копирования формулы подведите указатель мыши к тому месту границы ячейки или блока, где изображение указателя изменяется с белого крестика на белую стрелку. Затем нажмите клавишу Ctrl и левую кнопку мыши и перемещайте ячейку в нужное место таблицы. Для завершения копирования отпустите кнопку мыши и клавишу Ctrl. Если в записи формулы есть относительные адреса ячеек, при копировании формулы они изменятся.

Распространение формул

Помимо копирования и перемещения формулу можно распространить на часть строки или столбца. При этом происходит изменение относительных ссылок. Для распространения формулы необходимо выполнить следующие действия:

1. Установите курсор в ячейку с формулой.

2. Подведите указатель мыши к маркеру заполнения. Изображение указателя изменяется на черный крестик.

3. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перемещайте курсор до нужного места. Для завершения распространения формулы отпустите кнопку.

Необходимо отметить, что Excel выводит в ячейку значение ошибки, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значение ошибки, то эта формула также будет выводить значение ошибки.

Функциями в Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции в Microsoft Excel представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов. В качестве аргументов указываются числовые значения или адреса ячеек.

=СУММ(А1:А9) - сумма ячеек А1, А2, А3, А4, А5, А6, А7, А8, А9;

Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы.

Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ.

Аргументы функции Excel - задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ — это имя функции, а A2 и A9 — ее аргументы.

Эта формула суммирует числа в ячейках A2, и A9. Даже если функция не имеет аргументов, она все равно должна содержать круглые скобки, например функция ПИ(). При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. В функции можно использовать до 30 аргументов.

Ввод функций в рабочем листе

Вы можете вводить функции в рабочем листе прямо с клавиатуры или с помощью команды Функция меню Вставка. Если вы выделите ячейку и выберете команду Вставка/Функция, Excel выведет окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2. Открыть это окно можно также с помощью кнопки Вставка функции на строке ввода формул.

В этом окне сначала выберите категорию в списке Категория и затем в алфавитном списке Функция укажите нужную функцию.

Excel введет знак равенства (если вы вставляете функцию в начале формулы), имя функции и круглые скобки. Затем Excel откроет второе окно диалога мастера функций, в котором необходимо установить аргументы функции (в нашем случае ссылки на A2 и A9).

Второе окно диалога Мастера функций содержит по одному полю для каждого аргумента выбранной функции. Справа от каждого поля аргумента отображается его текущее значение (21 и 33). Текущее значение функции отображается внизу окна диалога (54). Нажмите кнопку ОК или клавишу Enter, и созданная функция появится в строке формул.

Графические возможности текстового процессора Microsoft Word

Grande — Tue, 10 Nov 2015 08:47:46 GMT

WORD предоставляет возможность вставить в текст либо один из стандартных рисунков командой Вставка/Рисунок/Картинки, либо рисунок из заранее подготовленного файла командой Вставка/Рисунок/Из файла. WORD поддерживает вставку большинства известных форматов внешних графических файлов (bmp, gif, jpg, pcx, tif, wmf и др.).

Простые рисунки можно выполнить средствами самой программы WORD. Графические объекты включают автофигуры, кривые, линии и объекты WordArt. Для изменения этих объектов, а также их цветов, заливок, границ и других параметров, служит панель инструментов Рисование. Она открывается командой Вид/Панели инструментов/Рисование.

В WORD входит набор готовых автофигур, которые можно использовать в документах. Можно менять их размер, поворачивать, отражать и комбинировать с другими фигурами для создания более сложных фигур. Меню Автофигуры на панели инструментов Рисование содержит несколько категорий фигур: линии, основные фигуры, элементы блок-схем, звезды и ленты, а также выноски.

В категорию Линии входят инструменты Кривая, Полилиния и Рисованная кривая, которые позволяют рисовать прямые и кривые линии, а также состоящие из них фигуры.

Для проведения прямой линии надо выбрать из списка Автофигуры пункт Линии, а затем выбрать тип линии (). При проведении линии надо учесть: чтобы угол наклона линии был кратен 15 градусам, следует удерживать нажатой клавишу [Shift]; чтобы линия продолжалась в обе стороны от начальной точки - удерживать нажатой клавишу [Ctrl].

Инструмент Кривая используется для рисования кривых с повышенной точностью. Для рисования кривой на панели инструментов Рисование надо нажать кнопку Автофигуры и выбрать команду Линии, а затем — инструмент Кривая . Сначала надо щелкнуть начало фигуры, а затем перемещать мышь, щелкая в тех местах, где следует разместить узлы кривой. Чтобы оставить кривую незамкнутой, надо дважды щелкнуть любую ее точку. Для замыкания фигуры следует щелкнуть около ее начальной точки.

Инструмент Полилиния используется для получения более качественного рисунка, без ступенчатых линий и резких смен направления. Для проведения криволинейных отрезков используют перетаскивание. Для проведения прямолинейного отрезка щелкают начало и конец отрезка. Чтобы оставить кривую незамкнутой, дважды щелкают любую ее точку. Для замыкания фигуры щелкают около ее начальной точки.

Чтобы объект был похож на нарисованный карандашом, пользуются инструментом Рисованная кривая . Получившаяся фигура будет иметь практически такой же вид, как на экране.

Если нужно отредактировать существующую кривую или полилинию, то ее следует выделить, на панели инструментов Рисование раскрыть список Действия и выбрать в нем пункт Начать изменение узлов. Для изменения формы объекта надо перетащить один из его узлов. Для добавления узла к объекту достаточно щелкнуть место, куда его следует добавить. Удаляют узел щелчком по нему при нажатой клавише [Ctrl]. Если после выбора команды Начать изменение узлов щелкнуть узел правой кнопкой мыши, то на экране появится контекстное меню, содержащее команды, предназначенные для добавления, удаления и изменения вида узлов.

Остальные пункты списка Автофигуры содержат большое количество разнообразных графических объектов:

Для вставки правильной фигуры (квадрат, круг) следует выбирать инструмент Овал или Прямоугольник, но при рисовании удерживать нажатой клавишу [Shift].

Из отдельных графических объектов можно создать достаточно сложный рисунок. Для того, чтобы программа рассматривала его (или какую-то его часть) как единое целое, следует выделить нужные объекты и дать команду Действия/Группировать. После этого проще выполняются операции копирования или перемещения данного рисунка. Если же надо отредактировать какой-либо объект, входящий в группу, предварительно следует дать команду Действия/Разгруппировать.

Для удобства создания рисунков в список Действия введены команды Повернуть/Отразить, Выровнять/Распределить (в частности Выровнять по центру – удобно при рисовании концентрических окружностей), Сдвиг, Порядок.

Графическая сетка предназначена для выравнивания графических объектов, например автофигур. При перемещении объекта или автофигуры производится выравнивание по ближайшим линиям графической сетки. По умолчанию линии графической сетки не видны на экране, однако существует возможность их отображения. Промежутки между линиями графической сетки по умолчанию — 0,13 дюйма (минимальное расстояние – 0,1см), однако существует возможность изменения и вертикальных, и горизонтальных промежутков между линиями графической сетки. Настроить сетку можно командой Действия/Сетка.

WORD предоставляет возможность не только добавить рисунок, но и разместить его требуемым образом по отношению к остальному тексту. Желаемый способ обтекания рисунка текстом можно указать командой Действия/Обтекание текстом. Другой способ задания положения рисунка в тексте: щелкнуть правой кнопкой мыши по рисунку и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Формат объекта. На вкладке Положение можно задать нужный способ обтекания текстом, а для уточнения некоторых параметров щелкнуть по кнопке Дополнительно.

В рисунок можно вставить какой-либо текст с помощью инструмента Надпись . Для этого надо отметить или выделить рамкой, удерживая левую кнопку мыши, место в документе, куда нужно вставить надпись. Внутри рамки появится мигающий курсор. Форматировать шрифт надписи можно обычным способом. Щелчок мышью за пределами надписи делает ее частью рисунка. Для редактирования надписи достаточно щелкнуть по ней мышью.

Текст также можно добавить в автофигуру и использовать ее как надпись. Для добавления текста надо щелкнуть правой кнопкой мыши любую фигуру (кроме прямых линий и полилиний), выбрать команду Добавить текст в контекстном меню, а затем ввести нужный текст. Для изменения или дополнения существующего текста надо выбрать команду Изменить текст в контекстном меню, а затем внести необходимые изменения.

Вид графических объектов, в том числе и надписей, можно улучшить, изменяя тип и цвет линий, заливки и шрифта, применяя эффекты придания объема или затенения с помощью инструментов панели Рисование.

Для вставки художественно оформленного текста служит кнопка Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование. С помощью этого инструмента можно создавать наклоненный, повернутый и растянутый текст, а также текст с тенью и текст, вписанный в определенные фигуры. Нужный вид текста выбирают из открывающейся палитры Коллекция WordArt. Затем вводят текст в диалоговое окно Изменение текста WordArt, задают формат шрифта и нажимают кнопку ОК. Так как оформленный текст является графическим объектом, для его изменения также можно использовать другие кнопки панели инструментов Рисование, например, сделать заливку текста каким-либо рисунком.

Принципы работы Microsoft Office

Grande — Tue, 10 Nov 2015 08:46:22 GMT

Принципы работы Microsoft Office

Цель:

Формирование умений и навыков, носящих в современных условиях общенаучный и общеинтеллектуальный характер.

Научить учащихся применять современное программное обеспечение в решении нестандартных задач, связывать информационные технологии с другими предметами.

Развивающая: Развитие у учащихся познавательного интереса, творческой активности, теоретического, творческого мышления, а также формирование операционного мышления, направленного на выбор оптимальных решений.

Мотивационная: Побудить интерес к изучению предмета, как учащихся, так и преподавателей других предметов.

Microsoft Office — пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а так же самими приложениями Microsoft Office.

Приложения пакета Office разработаны в соответствии со стандартом, определяющим интерфейс всех программ, работающих в среде Windows, и имеют много общего. Таким образом, даже начинающий пользователь, изучив интерфейс одного из приложений пакета, сможет быстро освоить приемы работы с любым другим приложением. Это означает, что если вы знакомы с окном Word, вам нетрудно будет работать и с окном Excel.

На ближайших нескольких уроках мы с вами будем учится обрабатывать текстовую информацию с помощью программы Microsoft Office Word 2003.

В пакет приложения обычно входят:

■ Microsoft Office Word — текстовый процессор. Наиболее распространенным остается двоичный формат файлов Microsoft Word 97—2000 с расширением .doc, .docx

■ Microsoft Office Excel — табличный процессор с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением .xls, .xlsx

■ Microsoft PowerPoint – программа для подготовки презентаций, включающих графические, текстовые, звуковые и даже видеоэлементы .ppt, .pptx, .pps

■ Microsoft Publisher – программа верстки и дизайна текстовых публикаций .pub.

■ Microsoft Access – программа для создания и редактирования баз данных .mdb.

■ Microsoft Office Outlook (не путать с Outlook Express) — персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа

■ Microsoft FrontPage – программа для создания и дизайна страниц Интернета.

Бизнес-приложения

■ OneNote – приложение для записи заметок и управления ими. Используя эту новую программу, можно записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки на переносном, настольном или планшетном компьютере.

■ InfoPath – программа для сбора данных и управления ими – упрощает процесс сбора сведений.

■ Project – бизнес-система для управления проектами.

■ Visio – программа для создания деловой графики – от небольших и компактных схем, которые раньше приходилось конструировать в Word, до мощных систем из связанных друг с другом диаграмм, «деревьев» и графиков.

Запустить приложение Microsoft Office можно выполнив следующие действия главное меню: Пуск→Все программы→ Microsoft Office → выбор приложения.

Структура окна приложения Microsoft Office

В верхней части окна расположена строка заголовка. Она содержит имя программы и имя открытого документа. Если документу не присвоено имя, в строке заголовка появляется имя по умолчанию, снабженное порядковым номером, например, Документ1. В левой части строки заголовка находится кнопка вызова системного меню, на которой изображен значок приложения, а в правой части расположены три кнопки – свернуть; свернуть в окно/развернуть; закрыть. Вместо того чтобы использовать среднюю кнопку можно дважды щелкнуть на стоке заголовка.

Под строкой заголовка по умолчанию расположена строка меню, которая содержит имена меню, то есть имена групп команд, объеденных по функциональному признаку. Строку меню можно перемещать с помощью мыши. Справа на строке меню находится кнопка закрытия окна документа.

Количество команд в меню и состав меню приложений в процессе работы постоянно меняется. При открытии меню в нем отображаются только основные команды, а так же те которые вы используете чаще других. Для того, чтобы развернуть меню и получить доступ ко всем командам следует выполнить щелчок на двойной стрелке в нижней части меню.

Имена некоторых команд заканчиваются многоточием. После активации такой команды открывается диалоговое окно, где задаются ее параметры. Все установки в окне будут действительны только в том случае, если вы закроете его с помощью кнопки OK или клавиши [Enter].

Под строкой меню расположены панели инструментов, содержащие кнопки со значками. С каждой кнопкой связана определенная команда, а значок на ней передает суть команды. Большинство кнопок дублируют часто используемые команды, доступные в меню. Вызвать команду с помощью кнопки панели инструментов гораздо удобнее, чем выбрать ее в меню. Кроме кнопок панели могут содержать поле со списком. Значения в таких полях можно либо выбрать с помощью мыши, либо вводить с клавиатуры.

Наиболее часто используемыми панелями инструментов являются Стандартная и Форматирование.

Названия многих кнопок панелей инструментов Стандартная в приложениях Microsoft Office совпадают, и все они выполняют идентичные функции. Это кнопки, предназначенные для работы с файлами и буфером обмена, для отмены и восстановления отмененных ранее команд, обращения к справочной системе…

Кроме Стандартной и панели Форматирования в приложениях имеются и другие панели инструментов. Панели расположенные на экране можно перемещать, позиционировать по вертикали или горизонтали, увеличивать или уменьшать. Для того чтобы включить панель инструментов выберете Вид→ Панель инструментов→Необходимая панель.

Рабочая область занимает большую часть окна приложения.

В Word эта область предназначена для ввода и форматирования текстов, вставки иллюстраций.

В нижней части окна приложения находится строка состояния. В ней отображается информация о режимах работы приложения и о выполняемых им действиях.

Открыв документ любого приложения Office, вы видите мигающий курсор. Курсор ввода представляет собой вертикальную черту, указывающую место, куда будет помещен вводимый символ.

Справа и слева от рабочей области располагаются полосы прокрутки позволяющие перемещаться по тексту.

В зависимости от структуры документа и степени его готовности (черновик, текст для печати или только для чтения) Word предлагает несколько режимов просмотра документов. Переключать режимы можно либо с помощь меню Вид, либо с помощью кнопок выбора режимов в левой части горизонтальной полосы прокрутки.

Обычный режим. Этот режим лучше использовать для ввода, редактирования или форматирования текста, отображаемого в виде непрерывной вертикальной полосы.

Режим веб-документа. В данном режиме Word отображает документ в таком виде, каком он будет открыт браузером. Предназначен для формирования web-страниц

Режим разметки страницы. Этот режим позволяет работать с документом, который выглядит так, как после печати.

Режим структуры. Режим предназначен для работы со структурой документа и его содержанием. Он используется, когда необходимо создать предварительную структуру или просмотреть имеющуюся.

Режим чтения. Данные режим удобно использовать когда вы собираетесь читать текст, а не редактировать документ.

Масштаб документа можно увеличить, чтобы получить подробное изображение, или уменьшить, чтобы увидеть большую часть страницы или даже несколько страниц сразу в уменьшенном виде. Для этого либо выберите команду Вид→Масштаб, либо на Стандартной панели кнопку Масштаб и установите нужный. Также изменять масштаб можно, вращая колесико мышки, удерживая клавишу [Ctrl].

Создание нового документа в Word. Для открытия нового документа предназначена команда Файл→Создать, кнопка Создать Стандартной панели, ссылка Новый документ области задач Создание документа, а так же комбинация клавиш [Ctrl]+[N]. По умолчанию новому документу присваивается имя, которое сохраняется до тех пор, пока при записи на диск не будет назначено другие имя файла. Так же при создании документов можно использовать уже готовые шаблоны.

В процессе работы все изменения хранятся в оперативной памяти компьютера. Чтобы их зафиксировать, следует сохранить документ на диске.

Открытие документа. Чтобы открыть документ Word, нужно выполнить команду Файл→Открыть или кнопку Открыть на Стандартной панели (или комбинация клавиш [Ctrl]+[O]). В результате появится диалоговое окно. Чтобы открыть документа сначала необходимо открыть его папку и выбрать в списке имя документа, а затем щелкнуть на кнопке Открыть или дважды щелкнуть на имени файла.

Для того чтобы открыть документ, с которым пользовать работал в последнее время, найдите его в списке нижней части меню Файл. В настройках программы можно изменить количество документов отображаемых в этом списке (Сервис→Параметры).

Сохранение документа. Завершив работу над документом его надо сохранить. Для этого необходимо либо выбрать команду Файл→Сохранить как..., либо воспользоваться кнопкой Открыть на Стандартной панели, либо комбинацией клавиш [Ctrl]+[S]. В появившемся окне необходимо указать папку для хранения документа и его имя.

При выборе команды Файл→Сохранить можно быстро сохранить документ под тем именем под которым он уже сохранен на диске. Если же надо исходный документ оставить без изменения, то для сохранения документа под другим именем следует выбрать Файл→Сохранить как…

При первом открытии или сохранении документа текущей в окне Открытие документа или Сохранение документа является папка Мои документы. Вы можете указать любое другое место. Преимущество использования папки Мои документы в том, что доступ к ней осуществляется намного проще – это и кнопки в окнах Открытия и Сохранения документа, и папка Мои документы на Рабочем столе.

Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word

MICROSOFT OFFICE WORD – наиболее распространенный и популярный текстовый процессор.

Чтобы запустить Microsoft Word, выполните следующую цепочку действий:

Пуск => Все программы => Microsoft office =>MS Word.

После запуска Word на экране появится пустое окно, в котором сразу можно набирать текст документа.

В строке заголовка отображается имя документа.

Строка меню

Первое - меню Файл, предназначено для работы с документом (файлом).

В меню Файл находятся следующие опции:

Создать – создание нового документа или шаблона;

Открыть – открытие уже существующего;

Закрыть – закрытие всех окон существующего документа или шаблона;

Сохранить – сохранение существующего документа или шаблона;

Сохранить как – сохранение копии документа в другом файле, под другим именем;

Сохранить все – сохранение всех открытых файлов, макрокоманд элементов автотекста, с запросом на каждом;

Поиск файла – поиск существующего файла на других дисках;

Сводка – отображение сводки активного документа;

Шаблоны – изменение активного шаблона или его опций;

Параметры страницы – изменение параметров страниц выделенных разделов;

Просмотр – отображение страниц так, как они будут напечатаны;

Печать – печать активного документа;

Выход – выход из Word с запросом на сохранение документа.

Далее - меню Правка, для редактирования текста документа.

В меню Правка находятся соответствующие опции:

Отменить ввод – отменяет последнюю операцию;

Повторить ввод – повторяет последнюю операцию;

Вырезать – вырезает выделение и помещает его в буфер обмена;

Копировать – копирует выделение в буфер обмена;

Вставить – вставляет содержимое буфера обмена в точку ввода;

Специальная вставка – вставляет содержимое буфера обмена как связанный или внедренный объект либо объект иного формата;

Очистить – удаляет выделение без помещения его в буфер обмена;

Выделить все – выделяет весь документ;

Найти – ищет указанный текст или оформление;

Заменить – ищет и заменяет указанный текст или оформление;

Перейти – переходит к указанному тексту в активном документе;

Автотекст – вставляет или определяет элементы автотекста;

Закладка – назначает имя текущему выделению;

Связи – показывает или модифицирует связи в документе;

Объект – открывает приложение, в котором выбранный, внедренный или связанный документ был создан;

Меню Вид позволяет изменять вид окна документа, как понятно из названия.

В меню Вид находятся соответствующие опции:

Нормальный – устанавливает режим нормального просмотра;

Структура документа – устанавливает режим просмотра структуры документа;

Разметка страницы – устанавливает режим просмотра разметки страницы;

Главный документ – устанавливает режим просмотра главного документа;

Полный экран – переключает режим полного экрана;

Панели инструментов – управляет отображением панелей инструментов;

Линейка – управляет отображением линейки;

Колонтитулы – отображает верхний колонтитул в режиме просмотра режима страницы;

Сноски – устанавливает сноски;

Примечания – открывает окно просмотра примечаний;

Масштаб – устанавливает масштаб отображения;

Меню Вставка - для вставки различных объектов в текст.

В меню Вставка находятся соответствующие опции:

Разрыв – завершает страницу, колонку или раздел в точке ввода;

Номера страниц – добавляет номера страниц вверху или внизу страницы;

Примечание – вставляет примечание или открывает окно примечаний;

Дата и время – вставляет текущую дату и время в текущий документ;

Поле – вставляет новое поле формы;

Символ – вставляет специальный символ;

Сноска – вставляет ссылку на обычную или концевую сноску в точку ввода;

Название – вставляет название под или над выделенным объектом;

Ссылка – вставляет перекрестные ссылки;

Оглавление и указатели – вставляет оглавление и указатели в документ;

Файл – вставляет текст из другого файла в активный документ;

Кадр – вставляет пустой кадр или помещает текущее выделение в кадр;

Рисунок – вставляет рисунок из графического файла;

Объект – вставляет формулу, график, рисунок или другой объект;

База данных - вставляет информацию из внешнего источника данных в активный документ;

Меню Формат позволяет форматировать, что в данном случае означает оформлять, документ.

В меню Формат находятся соответствующие опции:

Шрифт – изменяет вид выделенных символов;

Абзац – изменяет вид и нумерацию в выделенных символах и абзацах;

Табуляция – изменяет или удаляет позиции табуляций в выделенных абзацах;

Обрамление и заполнение – изменяет обрамление и заполнение в выделенных абзацах, ячеек таблицы и рисунков;

Колонки – изменяет формат колонки в выделенных разделах;

Регистр – изменяет регистр символов в выделении;

Буквица – форматирует первый символ выделенного абзаца в буквицу;

Список – создает нумерованный список или список-бюллетень;

Нумерация заголовков – изменяет опции нумерации для стилей уровней заголовков;

Автоформат – автоматически форматирует документ;

Таблица стилей – просмотр или применение стилей из шаблона;

Стиль – применяет, создает или изменяет стили;

Кадр – изменяет размер, масштаб и кодировку кадра;

Рисунок – изменяет размер, масштаб и кодировку рисунка;

Меню Сервис предоставляет различные дополнительные средства для удобной работы в MS Word.

Орфография – проверяет орфографию активного документа;

Синонимы – ищет синонимы для выделенных слов;

Перенос слов – изменяет установки переноса слов для активного документа;

Язык – изменяет атрибут язык для выделенных символов;

Статистика – отображает статистику активного документа;

Автокоррекция – добавляет или удаляет элементы автокоррекции;

Слияние – подготавливает основной документ для слияния;

Конверты и наклейки – печатает или создает конверт, наклейку или лист наклеек

Установить защиту – устанавливает защиту активного документа;

Исправления – устанавливает режим пометки исправлений для активного документа;

Макрокоманда – выполняет, создает, удаляет или редактирует макрокоманду;

Настройка – настраивает интерфейс пользователя Word (меню, клавиатура и панели инструментов);

Опции – изменяет настройки Word для Windows.

Автозамена, которая позволяет автоматически исправлять типичные ошибки при вводе;

Автозаполнение (или автотекст), с помощью которого можно автоматически продолжить ввод слова или фрагмента текста после ввода нескольких первых букв. Теперь редактор с самого начала имеет некоторую базу таких заготовок;

Автоматическая проверка правописания теперь включает в себя проверку орфографии и грамматики. Пользователь имеет возможность отключить любой из видов проверки или вообще провести проверку лишь после завершения ввода всего документа;

Автореферат: в Word появилась возможность автоматического формирования реферата документа. Редактор производит анализ текста и выделяет его ключевые положения, на основании которых и составляется реферат.

Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей;

Автоформат при вводе, предназначенный для автоматического форматирования документа непосредственно при вводе или после его завершения. В Word средства автоформата приобрели особенно много новых возможностей.

Меню Таблица предназначено для работы с таблицами в MS Word (создание, редактирование, удаление и т.д.).

В меню Таблица находятся соответствующие опции:

Вставить таблицу – вставляет таблицу;

Удалить ячейки – удаляет выделенные ячейки таблицы;

Объединить ячейки – объединяет выделенные ячейки таблицы;

Разбить ячейки – разъединяет ранее объединенные ячейки таблицы;

Выделить строку – выделяет текущую строку таблицы;

Выделить столбец – выделяет текущий столбец таблицы;

Выделить таблицу – выделяет всю таблицу;

Автоформат таблицы – применяет настройки форматирования к таблице;

Высота и ширина ячейки – изменяет высоту и ширину строк и столбцов таблицы;

Заголовки – переключает атрибут заголовка таблицы;

Преобразовать текст – преобразует текст в таблицу;

Сортировка текста – располагает выделение в указанном порядке;

Формула – вставляет вычисляемое поле в ячейку таблицы;

Разбить таблицу – вставляет маркер конца абзаца перед текущей строкой таблицы;

Линии сетки – переключает отображение линий сетки таблицы

Меню Окно предоставляет возможность работать с окнами документов (в MS Word можно работать с нескольким документами одновременно - они будут открываться в разных окнах).

Новое окно – открывает другое окно для активного документа;

Упорядочить все – упорядочивает окна в виде не перекрывающейся мозаики;

Разбить – разбивает активное окно по горизонтали и выравнивает получившиеся части.

Далее следует меню Справка, обозначенное знаком "?". Оно предназначено для получения различной справочной информации (о программе и о работе с ней).

Содержание – отображает содержание справки;

Найти справку по... – ищет тему справки по выделенным или набранным ключевым словам;

Указатель – отображает указатель справки;

Примеры – перечисляет уроки по изучению Word;

Совет дня – отображает различные советы и рекомендации;

Техническая поддержка – отображает информацию о доступной технической поддержке Microsoft Word;

О программе... – отображает информацию о программе и номер версии;

При работе с MS Word на экране можно расположить большое количество окон, в зависимости от пользователя. Ниже перечислены панели инструментов, которые могут находиться, в его распоряжение в зависимости от его желания:

Когда текст "подходит" к краю страницы, спокойно продолжайте печатать - MS Word сам перенесет его на новую строку. Если же надо начать новый абзац, или вставить пустую строку, нажмите клавишу

Панель стандартная

Ниже строки меню расположены панели инструментов. На них представлены кнопки, обычно дублирующие некоторые действия меню.

Название кнопки можно узнать из так называемой подсказки, которая "всплывет" рядом с кнопкой, когда Вы подведете к ней указатель мыши и задержите его там ненадолго (не двигая мышь).

Стандартная панель инструментов. Используется при создании и редактирование документов, просмотра, печати, получение справочной информации.

Ещё ниже расположена строка состояния. Она отображает различную полезную информацию. Например, надпись в строке состояния "Стр.1 Разд.1 1/1" означает, что сейчас курсор находится на странице 1, в разделе 1 и что Вы просматриваете страницу 1 из 1 (1/1). Т.е., если в документе будет 5 страниц, а текущей будет 3-я, то в строке состояния будет написано "3/5". Это полезно помнить, т.к. иногда нам бывает нужна информация о количестве страниц в открытом документе. Правый уголок строки состояния имеет вид, как на рис.16. Если подвести мышь к этому уголку, её указатель примет вид двунаправленной диагональной стрелочки. А теперь можно потащить мышью этот уголок, и изменится размер окна MS Word. Вообще, если подвести мышь к границе окна (когда оно не развернуто во весь экран), ее указатель принимает форму тонкой двунаправленной стрелки - это означает, что теперь можно потащить границу окна мышью, чтобы изменить размеры этого окна.

MS Word 2007

Основные элементы экрана программы MS Word 2007.

Строка названия расположена вверху экрана и отображает название программы Word и имя открытого в данный момент документа.
Кнопка «Office» расположена в самом верхнем левом углу программы и предназначена для активации меню типичных программ
Лента
Вкладка
Группа
Панель быстрого доступа
Строка состояния
Измерительные линейки
Текстовое поле
Режимы просмотра документа

Основные термины и понятия Word 2007

1. Строка названия

2. Кнопка «Office» (см. Рис. 2).

Рис. 2. Меню типичных программ

Меню типичных программ (Рис. 2.) содержит как привычные базовые команды («Создать», «Сохранить» и т.д.), так и новые пункты («Под готовить», «Параметры Word» и т.д.). Об этом меню будем подробно изучать в дальнейших уроках.

3. Лента – широкая полоса в верхней части окна, на которой размещены тематические наборы команд собранные на вкладках и в группах. Размер ленты можно менять, подгоняя ее даже под небольшие экраны. Хотя все достоинства ленты всецело можно оценить на больших экранах с высоким разрешением.

Примечание. Удалить или заменить ленту панелями инструментов или строкой меню из предыдущих версий программы Word нельзя.

4. Вкладка – это часть ленты с командами, которые сгруппированы по задачам. Первоначально в окне отображены восемь вкладок ленты. Но по ходу форматирования документа и при переходе к новым объектам работы автоматически включаются дополнительные вкладки, необходимые для решения новых задач. При включении программы, по умолчанию, она всегда открывается с вкладкой «Главная» на переднем плане.

5. Группа – более локализованный набор команд, сформированный по принципу наибольшей близости, похожести функций. В группах непосредственно и находятся кнопки для выполнения определенных команд или активации меню.

6. Вверху окна программы, над лентой, находится панель быстрого доступа, на которой по умолчанию размещаются кнопки сохранения, отмены и повтора действий. Панель быстрого доступа позволяет добавить кнопки других команд, как основных, так и дополнительных, которые будут доступны всегда, независимо от активности вкладок.

7. Строка состояния располагается, как и в прежних версиях программы Word, внизу окна. Вот только ее состав и на значение в Word 2007 сильно расширены.

8. Измерительные линейки располагаются вверху (горизонтальная линейка) и слева (вертикальная линейка). Вертикальная линейка отображается в документе только в режиме «Разметка страницы».

9. Центральную часть окна Word 2007 занимает текстовое поле, на котором и происходит непосредственно набор текста, а также размещение рисунков, таблиц и других объектов.

10. При этом текстовое поле в Word 2007 может отображаться различными способами - режимы просмотра документов:

разметка страницы;

режим чтения;

веб-документ;

структура;

черновик

При первом запуске программы Word 2007 панель быстрого доступа находится над лентой.

Для того чтобы изменить ее расположение, выполните следующие действия:

1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по свободному месту панели быстрого доступа.

2. В контекстном меню выберите пункт Разместить панель быстрого доступа под лентой (см. Рис. 1 )

Рисунок 1. Команда Разместить панель быстрого доступа под лентой.

3. Для возврата панели быстрого доступа программы Word 2007 вверху над лентой, выполните те же действия (см. 1 и 2) и выберите команду Разместить панель быстрого доступа над лентой.

Как добавить кнопки основных команд на панель быстрого доступа?

Для добавления кнопок основных команд на панель быстрого доступа выберите в выпадающем меню пункты тех команд, которые необходимы и установите напортив них галочки (см. Рис. 2)

Рисунок 2. Добавление основных и дополнительных команд на панель быстрого доступа

Как добавить кнопки дополнительных команд на панель быстрого доступа?

Чтобы добавить кнопку дополнительной команды на панель быстрого доступа, необходимо выполнить следующие действия:

1 способ:

В окне открытого документа щелкнуть правой кнопкой мыши по свободному месту панели быстрого доступа (см. Рис. 1) и в контекстном меню выберите пункт Настройка панели быстрого доступа.

2 способ:

В выпадающем меню панели быстрого доступа выберите действие Другие команды... (см. Рис. 2)

Далее в окне Параметры Word -> Настройка — > Выбрать команды выберите в левом списке набор команд для добавления на панель быстрого доступа (см. Рис. 3), затем выполните команду Добавить.

Рисунок 3. Окно Параметры Word 2007. Настройка панели быстрого доступа

Выбранные команды отобразятся в правой графе Настройка панели быстрого доступа (см. Рис. 3).

Примечание: В графе Настройка панели быстрого доступа можно выбрать область применения дополнительных кнопок:

Для всех документов (по умолчанию) — дополнительные кнопки будут доступны во всех документах.

Для имя_документа — дополнительные кнопки будут доступны только в текущем документе.

Для того чтобы удалить команду с панели быстрого доступа, выделите ее название, наоборот, в правом списке и щелкните по появившейся кнопке Удалить.

Для перемещения команд по списку выделите ее название в правом списке и, используя кнопки Вверх и Вниз, задайте кнопке команды новое место размещения на панели быстрого доступа.

После завершения настройки закройте окно Параметры Word, нажав на кнопку ОК.

Какие наборы команд доступны в настройках панели быстрого доступа Word 2007?

Часто используемые команды — список самых востребованных команд из разных вкладок и групп;

Команды не на ленте — список команд из разных окон и меню, которые не отображены в группах и вкладках;

Все команды — список всех команд программы Word 2007;

Макросы — список команд для работы с макросами;

Меню Office — полный список команд меню типичных задач;

Вкладка Главная — Вкладка Настройка — полные списки команд соответствующих основных вкладок;

Вкладка Работа с рисунками SmartArt/Конструктор

Вкладка Структура — полные списки команд соответствующих дополнительных вкладок.

Как добавить кнопки команд с ленты на панель быстрого доступа?

Для того чтобы добавить кнопку дополнительной команды на панель быстрого доступа, выполните следующие действия:

1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по кнопке нужной команды любой вкладки ленты.

2. В контекстном меню выберите пункт Добавить на панель быстрого доступа.

Удачи в работе в панелью быстрого доступа!

Возможность автоматизировать свои документы позволяет программа, созданная компанией 1С, которая поможет систематизировать электронный документооборот компании. Данный продукт помогает решать задачи по хранению, защите документов, распределению прав пользователям, учет и контроль времени сотрудников и многое другое.

Рассмотрим более подробно возможности ленты программы MS Word 2007. Как переключиться с одной вкладки ленты в другую? Как можно свернуть и развернуть ленту?

Итак, вспомним, что лента - это широкая полоса в верхней части окна, на которой размещены тематические наборы команд, собранные на вкладках и в группах (см. Рисунок Экран программы MS Word 2007).

Как перейти в ленте от вкладки к вкладке?

1 способ:

Откройте документ.

В окне открытого документа для перехода к новой вкладке ленты щелкните левой кнопкой мыши по ее названию.

Например, выберите вкладку Вставка или Разметка страницы и т.д.

2 способ:

Наведите курсор мыши на название любой вкладки ленты

Используйте колесико (scroll) на мыши, прокручиваете его вверх - в этом случае переход к будет совершен к левой вкладке. Прокручивая колесико мыши вниз совершаете переход к правой вкладке.

Как свернуть и развернуть ленту в программе MS Word 2007?

На небольших экранах мониторов можно увеличить рабочую область окна программы Word 2007 за счет сворачивания ленты. Ленту можно свернуть постоянно или временно.

1 способ (лента свернута постоянно)

1. В окне открытого документа на панели быстрого доступа щелкаем по кнопке «Настройка панели быстрого доступа» (см. Рис.1).

Рисунок 1. Выбор команды Свернуть ленту

2. В выпадающем меню-списке команд выбираем пункт «Свернуть ленту» (см. Рис.2).

Рисунок 2. Выбор команды Свернуть ленту

3. Для выбора команд в ленте необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по имени нужной влкадки, например, Главная, Рецензирование и т.д., лента автоматически развернется и экран программы Word превращается в следующий вид (см. Рис.3).

Рисунок 3. Лента программы Word 2007 свернута

4. После того как лента будет развернута, выберете кнопку команды. После выполнения команды лента автоматически сворачивается.

Примечание. Для восстановления ленты отключите пункт «Свернуть ленту» в том же меню кнопки «Настройка панели быстрого доступа» (Рис.1 и 2).

2 способ (лента свернута временно)

1. В окне открытого документа дважды щелкните по имени активной вкладки.

Примечание. Для восстановления лены также дважды щелкаем по имени любой вкладки.

2. Используйте горячие клавиши. Сочетание клавиш Ctrl+F1 используются как для сворачивания, так и для разворачивания ленты в окне программы.